電子化資料の整理方法
- 紙資料をスキャナーで電子化し、PDF形式で保存。
- e-文書法により、多くの書類が電子保存可能になった。
- 電子データのバックアップと共有により、災害時のリスク軽減が可能。
- Web情報のスクリーンショット保存やタイムスタンプ付与で、情報の信頼性と証明性を向上。
問題
問題1
紙資料をスキャナーで電子化する主な利点として最も適切なものはどれですか？
- 紙資料をすべて物理的に保存する必要がある。
- 電子データに変換することで保存スペースが削減される。
- スキャン後のデータはバックアップを取る必要がない。
- PDF形式で保存すると編集が不可能になる。
問題2
e-文書法の導入による主な利点として正しいものはどれですか？
- 電子データの保存が禁止され、すべて紙で保管する必要がある。
- 多くの書類が電子保存可能になり、業務の効率化が図れる。
- 電子データは災害時に復元できないため、紙の保存が推奨される。
- スキャンした書類は電子保存しても証拠として認められない。
問題3
Web情報をスクリーンショット保存し、タイムスタンプを付与する主な目的として最も適切なものはどれですか？
- スクリーンショットのデータ容量を削減する。
- 情報の信頼性と証明性を向上させる。
- タイムスタンプを付けるとデータが削除されるリスクが高まる。
- Web情報は保存しなくても参照できるため、特に重要ではない。
解説文
問題1の解説
正解：2. 電子データに変換することで保存スペースが削減される。
解説：
紙資料を電子化することで、物理的な保存スペースを大幅に削減できます。電子データとして保存することで、アクセスが容易になり、整理も効率的に行えます。
他の選択肢について：
- 紙資料をすべて物理的に保存する必要がある。
電子化により紙資料を保管する必要がなくなります。 - スキャン後のデータはバックアップを取る必要がない。
データのバックアップは必須で、紛失や災害時のリスクを軽減します。 - PDF形式で保存すると編集が不可能になる。
PDF形式でも編集可能なツールがありますが、主な目的は保存です。
問題2の解説
正解：2. 多くの書類が電子保存可能になり、業務の効率化が図れる。
解説：
e-文書法の導入により、従来紙で保管していた多くの書類が電子保存可能になり、業務効率化が実現されています。これにより、物理的な保管スペースや管理コストが削減されます。
他の選択肢について：
- 電子データの保存が禁止され、すべて紙で保管する必要がある。
e-文書法は電子保存を推進しています。 - 電子データは災害時に復元できないため、紙の保存が推奨される。
電子データはバックアップを活用することで災害時の復元が可能です。 - スキャンした書類は電子保存しても証拠として認められない。
e-文書法に基づけば、電子データも証拠として認められます。
問題3の解説
正解：2. 情報の信頼性と証明性を向上させる。
解説：
Web情報をスクリーンショットとして保存し、タイムスタンプを付与することで、その時点での情報の正確性や信頼性を証明できます。これは、後から情報が改変された場合でも、元の状態を証拠として示すために重要です。
他の選択肢について：
- スクリーンショットのデータ容量を削減する。
データ容量削減が主目的ではありません。 - タイムスタンプを付けるとデータが削除されるリスクが高まる。
タイムスタンプはデータの信頼性を高めるために付与します。 - Web情報は保存しなくても参照できるため、特に重要ではない。
Web情報は変更や削除される可能性があるため、保存が重要です。