名刺整理とグループ住所録
- 名刺をその日のうちにデータ化し、クラウドストレージで一元管理する重要性を説明。
- OCR（文字認識）機能を使った効率的なデータ入力。
- 名刺データの「名寄せ」により重複データを防止し、効率的な利用を推進。
問題
問題1
名刺をデータ化し、クラウドストレージで一元管理する主な利点として最も適切なものはどれですか？
- 紙の名刺を持ち歩く手間を省き、データをどこからでもアクセスできるようにする。
- 名刺をデータ化することで、手作業で入力する必要がなくなる。
- 名刺情報を完全に削除することで整理が簡単になる。
- 紙の名刺とデータ化した情報を重複して保存することが推奨される。
問題2
OCR（文字認識）機能を使用する利点として最も適切なものはどれですか？
- 名刺情報を正確に読み取り、データ入力の効率を向上させる。
- 名刺をそのまま紙で保存し、データ入力を行わない。
- 名刺情報を自動的に削除する。
- OCR機能を使うとデータの検索が困難になる。
問題3
名刺データの「名寄せ」により達成できることとして最も適切なものはどれですか？
- 名刺データを削除して、空き容量を増やす。
- 重複したデータを統合し、効率的に利用できるようにする。
- 名刺情報を分類せず、すべて同じフォルダに保存する。
- 名寄せにより、名刺情報を完全に匿名化する。
解説文
問題1の解説
正解：1. 紙の名刺を持ち歩く手間を省き、データをどこからでもアクセスできるようにする。
解説：
名刺をデータ化しクラウドストレージで一元管理することで、紙の名刺を持ち歩く必要がなくなり、どこからでもアクセスできる利便性が向上します。クラウドストレージを利用することで、情報の紛失リスクも軽減されます。
他の選択肢について：
2. 名刺をデータ化することで、手作業で入力する必要がなくなる。
データ化そのものには手作業が必要ですが、OCRなどの技術が効率を助けます。
3. 名刺情報を完全に削除することで整理が簡単になる。
名刺情報は活用するために保存する必要があります。
4. 紙の名刺とデータ化した情報を重複して保存することが推奨される。
重複保存は管理が煩雑になるため、避けるのが適切です。
問題2の解説
正解：1. 名刺情報を正確に読み取り、データ入力の効率を向上させる。
解説：
OCR（文字認識）機能は、名刺情報を正確にデータ化し、手作業での入力時間を削減します。これにより、効率的な名刺情報の管理が可能になります。
他の選択肢について：
2. 名刺をそのまま紙で保存し、データ入力を行わない。
紙のままでは検索や整理が困難です。
3. 名刺情報を自動的に削除する。
OCR機能は情報の削除ではなく、データ化に使用されます。
4. OCR機能を使うとデータの検索が困難になる。
OCR機能を使用すると、むしろ検索が容易になります。
問題3の解説
正解：2. 重複したデータを統合し、効率的に利用できるようにする。
解説：
名刺データの「名寄せ」とは、重複したデータを検出し、統合することを指します。これにより、無駄なデータを減らし、効率的に情報を活用できます。
他の選択肢について：
- 名刺データを削除して、空き容量を増やす。
名寄せの目的は削除ではなく、データの統合と整理です。 - 名刺情報を分類せず、すべて同じフォルダに保存する。
フォルダの整理は効率的な管理に重要です。 - 名寄せにより、名刺情報を完全に匿名化する。
名寄せは匿名化ではなく、重複データの統合が目的です。